PENGGUNAAN GOOGLE FORM UNTUK PENGELOLAHAN DATA KEPENDUDUKAN DI MASA PANDEMI

by -413 views

Oleh: Sonya Na’omi Dalle
Mahasiswi KKN/PPM UNWIRA, Prodi Ilmu Komputer Semester VI

KOMPUTER memberikan dukungan yang signifikan dalam membangun sistem pendataan yang berkualitas. Computer juga dapat membantu dalam pengelolaan dan pengarsipan data. Saat ini setiap pekerjaan di instasi, baik pemerintah maupun swasta, terlibat dengan pengelolaan dan pengarsipan data. Termasuk pengelolaan data penduduk di tingkat Rukun Tetangga (RT).

Permasalahan yang terjadi pada RT 006 Dusun Lamasi, Desa Manleten, Kecamatan Tasifeto Timur, Kabupaten Belu adalah kurang terorganisasinya pengarsipan dan pendataan data penduduk yang masih dalam bentuk tulis tangan dan pengumpulan kopian berkas. Karena itu, pemanfaatan database perlu diterapkan untuk menyederhanakan permasalahan yang ditemui pada pengelolaan data penduduk di RT 006.

Solusi penyelesaian masalah yaitu pembuatan database menggunakan Microsoft Access. Hasil dari pembuatan database tersebut adalah dapat membantu ketua Rt 006 dalam pengarsipan dan pembaharuan data warga 006 secara terkomputerisasi.

Saat ini teknologi semakin berkembang pesat, banyak kegiatan yang dilakukan menggunakan teknologi dan banyak data yang sudah terkomputerisasi. Komputer memberikan dukungan signifikan dalam membangun sistem pendataan yang berkualitas. Suatu pendataan yang terkomputerisasi dapat menjawab masalah ketidakakuratan dan ketidaktepatan waktu pendataan. Suatu database mutlak diperlukan dalam membantu pendataan. Database menyimpan semua data yang berhubungan dengan masyarakat dalam suatu urutan tertentu, data yang sudah diurut tersebut akan diintegrasikan kembali ke dalam pendataan agar siap digunakan. Data yang terintegritas ditampilkan dalam bentuk informasi yang berguna bagi pemakainya. Pemakai dapat memperbaharui atau mengambil data yang diperlukan dengan cepat dan akurat.

Salah satu pendataan database berupa database access. Database Access menyimpan tabelnya dalam satu file, beserta objek lain seperti formulir, laporan, makro, dan modul. Menurut (Nana, 2009), Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi untuk mengelola database (basis data) model relasional, karena terdiri dari jalur kolom dan lajur baris. Selain itu, Microsoft Access merupakan program aplikasi yang sangat familiar dalam pembuatan dan perancangan sistem manajemen database. Microsoft Access saat ini banyak digunakan dalam pembuatan aplikasi program yang sangat sederhana dan mudah, sedangkan program yang sejenis dengan Microsoft Access antara lain yaitu : Fox Pro, Visual Fox Pro, Fox Base, Dbase, Parados, dan lain-lain. (Ashadi et al., 2021).

Rukun Warga atau RW adalah bagian dari kerja lurah/desa dan merupakan lembaga yang dibentuk melalui musyawarah pengurus RT di wilayah kerjanya yang ditetapkan oleh Pemerintah Desa atau Lurah. Sedangkan Rukun Tetangga atau RT adalah lembaga yang dibentuk melalui musyawarah masyarakat setempat dalam rangka pelayanan pemerintahan dan kemasyarakatan yang ditetapkan oleh Pemerintah Desa atau Lurah. RT/RW mempunyai tugas membantu pemerintah Desa dan Lurah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan.

Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 5 Tahun 2007 tentang Pedoman Penataan Lembaga Kemayarakatan, bahwa RT/RW mempunyai fungsi: a) Pendataan kependudukan dan pelayanan administrasi pemerintahan lainnya; b) Pemeliharaan keamanan, ketertiban, dan kerukunan hidup antar warga; c) Pembuatan gagasan dalam pelaksanaan pembangunan dengan mengembangkan aspirasi dan swadaya murni masyarakat; dan d) Penggerak swadaya gotong royong dan partisipasi masyarakat di wilayahnya. (Septiani, 2018).

Pendataan di beberapa tempat belum terkomputerisasi, salah satunya di RT 006, RW 002, Dusun Lamasi, Desa Manleten, Kecamatan Tasifeto Timur, Kabupaten Belu, pendataannya masih sangat manual. Sistem pengelolaan data penduduk yang berjalan saat ini pada RT 006 hanya menggunakan mengumpulkan foto kopian kartu keluarga dan disimpan dalam bentuk arsip. Keberadaan dokumen penduduk tentunya berpindah seiring dengan pergantian kepengurusan atau jabatan. Kendala yang dialami oleh RT/RW dalam menjalankan tugasnya adalah pendataan yang tidak efektif dan efisien menyulitkan dan memperlambat dalam proses pengarsipan data kependudukan.

Oleh karena itu diperlukan adanya suatu pendataan secara terkomputerisasi dalam bentuk database sehingga pengarsipan data warga RT 006 menjadi rapi dan terarah serta data-data dapat mudah diperbaharui. Sebelumnya sudah ada kajian dengan topik sejenis yang dapat menjadi tinjauan bagi penulis dalam melakukan KKN, diantaranya : 1) Sistem Informasi Pengelolaan Data Penduduk (Studi kasus: Rt/Rw Kelurahan Pondok Kacang Timur) oleh Wisti Dwi Septiani. Kajian ini fokus pada data warga RT/RW 017/08 di Kelurahan Pondok Kacang Timur yang pengelolaannya berbasis desktop. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah observasi dan wawancara. Namun, keadaan pandemic covid-19 sekarang ini sangat sulit untuk mendata warga. Karena adanya aturan untuk menjaga jarak, maka dari itu penulis melakukan kegiatan untuk mendata warga secara online menggunakan google form lalu diarsipkan ke dalam bentuk database menggunakan Microsoft Access.

Kondisi pandemic saat ini mengharuskan semua masyarakat untuk tetap menaati protokol kesehatan (prokes) yang ada untuk menghambat hingga memutuskan mata rantai penularan covid-19 ini. Dengan demikian juga semua kegiatan dilakukan secara mandiri dan online. Begitu pun kegiatan KKN kali ini pun dilakukan secara mandiri dengan “Tema Pembelajaran Pemberdayaan Masyarakat (PPM) Kreatif pada Masa Pandemi Covid-19”.

Kegiatan pun dilakukan di tempat tinggal masing-masing. Penulis pun melakukan observasi di lingkungan sekitar dan mendapatkan masalah berupa belum terkomputerasinya pendataan warga tingkat Rt. Sehingga penulis melakukan kegiatan untuk pemberdayaan masyarakat yaitu berupa pengelolaan data warga di RT/RW 006/002, Dusun Lamasi, Desa Manleten, Kecamatan Tasifeto Timur, Kabupaten Belu, dengan mendata warga menggunakan google form melalui grup whatsapp, kemudian diisi oleh warga yang terdapat di dalam grup yang merupakan warga RT/RW 006/002 Dusun Lamasi, Desa Manleten, lalu diarsipkan ke dalam database menggunakan Microsoft Access agar bisa membantu ketua Rt 006 nantinya dalam proses pengarsipan dan pembaharuan data warga Rt 006 serta mempermudah pemindahan arsip warga saat pergantian ketua Rt nantinya.

Untuk bisa melaksanakan kegiatan tersebut penulis melakukan beberapa langkah-langkah, yaitu langkah pertama melakukan desain form pada google form, langkah kedua melakukan pembagian google form melalui grup whatsapp Rt untuk bisa diisi oleh warga, ketiga pemantauan pengisian data oleh warga, keempat desain tabel database menggunakan Microsoft access, dan yang terakhir pembuatan database menggunakan Microsoft access setelah mendapatkan data dari hasi pengisian google form oleh warga.

KKN ini berjalan mengikuti tahapan-tahapan kegiatan yang penulis rancangkan sebelumnya. Tiap tahapan kegiatan KKN berlangsung secara berkesinambungan dan terkait satu sama lain membentuk sebuah proses kerja sebagaimana permasalahan yang diangkat pada proposal. Penulis akan menjabarkan hasil kegiatan KKN dengan membaginya berdasarkan tahapan kegiatan.

Pertama, melakukan pendekatan pada ketua Rt. Pada kegiatan ini penulis bertemu dengan ketua Rt untuk menyampaikan gagasan terkait kegiatan pendatan warga Rt setempat dan melakukan pengarsipan data warga dalam bentuk database. Penulis meminta jumlah keluarga yang terdapat di RT 006.

Kedua, melakukan desain google form. Setelah mendapat izin dari ketua RT 006, hal selanjutnya yang dilakukan adalah membuat google form untuk diisikan oleh warga secara online yang nantinya dibagikan melalui grup whatsapp. Google form yang dibuat kemudian langsung dibagikan ke grup whatsapp. Ketiga, pemantauan data yang diisi. Penulis terus memantau data yang diisi tersebut apakah sudah sesuai dengan jumlah keluarga yang diberikan oleh ketua RT. Sambil memantau penulis juga membuatkan desain database menggunakan Microsoft access.

Keempat, pembuatan database. Setelah semua data yang diisi sudah siap, selanjutnya pembuatan database menggunakan Microsoft access. Setelah selesai pembuatan database, maka database sudah siap digunakan oleh ketua RT nantinya. Tujuan dari kegiatan ini adalah agar pengelolaan pendataan dan pembaruan data warga dapat menjadi mudah.

Dari KKN ini, penulis menyimpulkan bahwa Sistem pengelolaan data penduduk yang berjalan saat ini pada RT 006 hanya mengumpulkan foto kopian kartu keluarga dan disimpan dalam bentuk arsip. Keberadaan dokumen penduduk tentunya berpindah seiring dengan pergantian kepengurusan atau jabatan. Kendala yang dialami oleh RT/RW dalam menjalankan tugasnya adalah pendataan yang tidak efektif dan efisien sehingga menyulitkan dan memperlambat dalam proses pengarsipan data kependudukan.

Oleh karena itu diperlukan pendataan secara terkomputerisasi dalam bentuk database sehingga pengarsipan data warga RT 006 menjadi rapi dan terarah serta data-data dapat mudah diperbaharui. Dengan database ini dapat membantu ketua RT 006 dalam pengarsipan dan pembaharuan data warga 006 secara terkomputerisasi.

Akhirnya, penulis mengucapkan limpah terimakasih kepada pihak Univeristas Widya Mandira Kupang, khususnya LPPM yang telah menfasilitasi penulis melakukan kegiatan KKN-PPM. Terima kasih kepada Program Studi Ilmu Komputer, Fakultas Teknik, Universitas Katolik Widya Mandira Kupang, yang telah menunjang/mendukun studi penulis hingga bisa melaksanakan KKN ini. Terima kasih juga buat Bapak Patrisius Batarius, ST, MT selaku Dosen Pembimbing Lapangan yang merupakan Dosen Program Studi Ilmu Komputer yang selalu setia dan sabar membimbing penulis melaksanakan KKN-PPM dari awal sampai akhir. Dan, terimakasih kepada bapak Andreas Tobu selaku ketua RT 006 RW 002, Dusun Lamasi, Desa Manleten, Kecamatan Tasifeto Timur, Kabupaten Belu, yang bersedia menerima dan memberi izin pelaksanaan KKN ini di lingkungannya. (***)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *